Resumen del Libro: La técnica Pomodoro

Resumen del Libro: La técnica Pomodoro

temporizador tecnica pomodoroLa procrastinación, es un termino que en la última década se ha vuelto muy popular. Muchos de nosotros nos podemos sentir identificados con el problema de la procrastinación, ahora lo verás:

Es temprano por la tarde, estás sentado en frente del ordenador, y sabes que estas 25 diapositivas de powerpoint no se rellenarán solas. En vez de coger este proyecto faraónico por los cuernos, pasas horas navegando por instagram o facebook, mirando las fotos de las vacaciones de tus amigos.

No estás ni disfrutando, de hecho te sientes bastante culpable por ello pero esto no te impide parar. Cada 5 minutos abres tu correo electrónico, esperando la oportunidad para borrar un correo de spam y sentirte menos culpable por estar procrastinando.

Pasan las horas y después de 4 cafés la presentación aún está lejos de ser acabada.

El autor, Francesco Cirillo vivió este problema en la universidad. Su salvación llegó en forma de tomate, mejor dicho: en forma de tomate temporizador de cocina.

Desde entonces, ha seguido usando esta sencilla herramienta para trocear cada tarea, en pequeñas, más manejables y motivadoras unidades llamadas «pomodori».

Su técnica ha ayudado a muchos procrastinadores crónicos, librarse ellos solos de la culpa y aprender a disfrutar de su trabajo. Todo el mundo que haya consultado su correo más de una vez hoy antes de finalizar su tarea, debería considerar darle una oportunidad.

Trocea tu trabajo en unidades pomodori para que este sea más manejable

Para muchos, cuando se trata de finalizar el trabajo, el tiempo es su mayor enemigo: parece alargarse infinitamente mientras intentas acabar la primera diapositiva de tu aburrida presentación y de repente se esfuma mientras navegas por internet.

Antes de haber finalizado esta primera diapositiva, es hora de ir a casa. Miras tu lista de tareas y parece que no has hecho nada; de nuevo, tu día ha sido malgastado, bebiendo café, hablando con tus compañeros y consultando tu email.

Si esto es lo que caracteriza tu día de trabajo, te considerarás tu mismo ineficiente y tu trabajo una carga. La culpa y la frustración por no hacer tus tareas, te persigue hasta casa, y como el trabajo tiene que hacerse, decides hacerlo por la noche, incluso durante este tiempo, gastas la mayor parte del tiempo navegando por internet y consultando instagram.

Después de otra larga noche haciendo nada, te vas a la cama frustrado y fatigado, solo para levantarte al día siguiente para repetir este círculo vicioso. Esta rutina seguro que la conoces.

Por suerte, estudios han demostrado que podemos superar estos hábitos malsanos con el trabajo: todo lo que tienes que hacer es dividir tu trabajo en pequeñas y manejables tareas de entre 20 y 45 minutos cada una y trabajar en cada trozo corto sin ningún descanso o interrupción.

Este sencillo concepto ha sido usado para crear «La técnica pomodoro // The pomodoro technique»

La técnica pomodoro se resume en:

Poner un temporizador a 25 minutos (si quieres ser fiel al método, usa un temporizador con forma de tomate) e invertir este tiempo concentrado en una sola tarea que has escogido previamente, sin importar nada más. Estos trozos de 25 minutos, los llamaremos pomodoris.
Cuando suene el temporizador, haz una pausa de 5 minutos, para descansar, para beber un vaso de agua o moverte un poco.

Después del descanso, estarás refrescado y listo para tu siguiente pomodori.

La técnica Pomodoro te ayuda a estar motivado por lo que terminarás tus trabajos y te desharás del estrés

Estructurar tu trabajo en pequeños pomodoris es tan fácil y beneficioso que no hay motivo para no intentarlo, no tienes que aprender ningún sofisticado método o comprar equipamiento caro. Además puede ayudar a cualquiera a deshacerse de la culpa y la ansiedad provocada por la procrastinación mientras consigues que el trabajo sea recompensador y motivador.

Usando la técnica pomodoro te ayudas a recuperar el control sobre tu día a día a través de la concentración en el trabajo.

En efecto, como los pomodoris son tan pequeños, es casi imposible no mantenerte concentrado durante todo el tiempo. Sabiendo esto, puedes parar de trabajar en tu presentación aburrida al cabo de 25 minutos, no tienes razón para procrastinar.

No puedes escalar la montaña Everest de una atacada. Intentar finalizar una tarea del tirón te conducirá a la procrastinación: inviertes la mayoría del tiempo haciendo nada, y entonces justo antes de la fecha límite, intentes finiquitarlo todo de una atacada.

No obstante, poniéndote como objetivo 10 pomodiri al día, unos 250 minutos, se hace mucho más fácil de sobrellevar cada etapa del ascenso a la montaña y ¡te llevará mucho más lejos en este ascenso que si lo intentas hacer del tirón en el último minuto!

La técnica pomodoro también te ayuda a mantener la motivación alta, ya que cada pomodori es completamente manejable desde un inicio y no necesitas pensar en la totalidad del proyecto. A más a más, las unidades de tan solo 25 minutos te mantienen alejado de quemarte con la tarea y te ayuda a ahorrar energía y salud.

Usando esta técnica, regresarás a casa con la sensación de haber conseguido avanzar en tu proyecto y que has hecho algo de provecho. En vez de malgastar el día y la noche y estresarte, podrás aprovechar el tiempo extra para desconectar de verdad, relajar y estar con tu familia o lo que quieras.

¡No existen los medios pomodoros, un pomodori siempre son 25 minutos!

Tan simple como la técnica pomodoro es, solo funciona si te ciñes a las normas.

La primera y la más importante de estas normas: solo existen pomodoris completos, no mitades, no 70% completados, ni ninguno que le falte un solo minuto.

Cuando pongas el temporizador, estas 100% comprometido a estar concentrado estos 25 minutos en tu proyecto. No pares bajo ninguna circunstancia antes de estos 25 minutos. No caigas en la tentación de picotear algo, de consultar el teléfono o el email, no importante cuan breve sea esta distracción.

La única excusa válida es que tu piso esté en llamas, si no, cíñete a las reglas y no pares hasta que suene el temporizador.

En el momento que consultes el móvil o el email, inmediatamente para el temporizador y vuelve a empezar. Los pomodoris incompletos no cuentan.

¿Te estarás preguntando por qué tengo que ser tan estricto conmigo mismo?

Básicamente, tu quieres internalizar estos hábitos para que eventualmente trabajes con el estilo pomodoro sin llegar a pensar en ello. Seguir las normas al pié de la letra es la única manera para auto disciplinarse y provocar el cambio en ti mismo.

¿Entonces qué hago si finalizo la tarea en tan solo 20 minutos en vez de 25?

Fácil: continuas. Pregúntate a ti mismo si hay alguna cosa que puedas revisar o perfeccionar en tu proyecto. ¿Estás seguro que has utilizado la letra correcta?

Si finalizas antes, no pares el temporizador, no empieces tu descanso y ¡ni se te ocurra consultar tu correo antes de que pasen los 25 minutos! Si realmente no puedes hacer nada más para mejorar tu trabajo y aún faltan 2 minutos en tu temporizador, entonces revisa tu trabajo y recapitula que has hecho y engrandece tu memoria.

Tienes que tomar un descanso cuando finalice un pomodori, ¡los descansos no son opcionales!

Cuando finalices un pomodoro, guarda todo el trabajo realizado, tacha la tarea de la lista y mira la segunda tarea. ¡Recordemos esta norma: los descansos son obligatorios!

Tienes que tomarte esto muy enserio, si quieres mantener una menta concentrada, necesitas tomarte un respiro. Esto significa que no tienes que malgastar tu descanso de 5 minutos consultando el email o hacer algo que canse tu mente.

En vez de eso, relájate y distráete tu mismo. Elimina la tarea que acabas de completar de tu mente y disfruta de esta sensación de haber finalizado algo. Permite que tu mente calibrarse de tal manera que puedas concentrarte en la siguiente tarea.

Si por algún motivo no te adhieres a esta norma, te será más difícil mantenerte motivado.

Manteniente la rutina de 25 minutos concentrado seguidos de 5 minutos de relax, le enseñas a tu cerebro que necesita estar concentrado por breves periodos de tiempo, haciendo más fácil el estar motivado.

Si no sigues este ritmo, entonces no hay ningún motivo para que tu mente no procastine, porqué no hay una clara división entre el estar concentrado y el relax.

A más a más de los descansos de 5 minutos después de cada pomodori, existe otro tipo de descanso muy importante: después de que hayas completado 4 pomodori, regálate un descanso de entre 15 y 30 minutos.

Esta forma de estructurar tu tiempo ha sido demostrada en términos de eficacia y cómo forma de mantenerte motivado durante tu jornada de trabajo, permitiéndote avanzar más en tu trabajo con menos estrés.

Como hemos visto, las normas de la técnica pomodoro son muy simples.

Todo lo que necesitas para empezar es un temporizador y dos listas

Las herramientas más simples suelen ser las mejores, por suerte, las herramientas necesarias para desarrollar la técnica pomodoro son muy simples. Las puedes encontrar en la mayoría de domicilios.

Primero, necesitas un temporizador. No es necesario que sea un tomate como el usado en la técnica original, cualquier temporizador o tu mismo teléfono sirve.

Idealmente tu temporizador debería tener ese característico tic tac y sonar a los 25 minutos. Las señales acústicas ayudan a tu cerebro a internalizar el cambio de un estado concentrado mientras trabajas, a la relajación y viceversa.

Lo siguiente, 2 sencillas listas: la «Lo que necesito hacer hoy» y «tu inventario».

La lista «lo que necesitas hacer hoy» incluye todo lo que quieres hacer y acabar este día. Sería algo así:

– Recopilar la información y estructurar la presentación – 4 pomodoris
– Encontrar una ubicación para el evento – 2 pomodoris
– Hacer una lavadora// colgar la ropa – 1 pomodori
– Etc.

¿De donde vienen todas estas tareas? Todas ellas vienen de tu super inventario, donde has recopilado todas las tareas que quieres hacer en algún momento ahora o en el futuro.

Una de las cosas que deberás aprender es a estimar cuantos pomodoris necesitarás para completar una determinada tarea. Al principio tus estimaciones no serás perfectas, mejorarás con el tiempo.

Antes que después, serás bastante bueno en estimar cuantos trozos de 25 minutos necesitarás para bordar esta presentación o trabajo, consultar y limpiar tu correo, o cualquier cosa que necesites hacer.

Así pues, ¿como te mantienes motivado para finalizar tu lista «Tares para hoy»? Fácil, varias las tareas que tienes que hacer: Si tu presentación «Resultados de este trimestre» te tomará 15 pomodoris para completarla, fragméntala en pequeñas unidades.

Trabajar todo el día en esta super tarea sin finalizarla es menos re-compensador (y menos motivador) que finalizar la tarea de 4 pomodoris «recopilar toda la información».

Tus archienemigos: las interrupciones internas y externas

Por el momento has visto que el tiempo no es tu enemigo si lo usas de la forma correcta, por ejemplo: usando la Técnica Pomodoro. Muy a mi pesar, existen enemigos ocultos, esperando la oportunidad para interrumpir tu productividad si no proteges debidamente tu pomodoro.

Estas son las interrupciones: cualquier cosa que te haga perder el foco en tu tarea y te encamine hacia otro tema.

Puede que no te lo creas pero la mayoría de las jornadas de trabajo de la gente consisten en una interrupción tras otra, están por todos lados, todo el tiempo, esperándote para arruinar tu productividad.

Cada llamada, cada email que recibes, cada vez que que tienes la tentación de comprobar los resultados de tu equipo en la noche anterior, cada vez que tomas un tentempié o pides pizza: todo esto te empuja fuera de tu estado de concentración en el trabajo e interrumpe tu pomodori y te hace menos eficiente.

Básicamente hay dos tipos de interrupción:

Hay interrupciones internas que vienen por ejemplo de todos los pensamientos que te vienen a la cabeza y que te sacan del camino. Veamos un ejemplo:

Una idea repentina para un proyecto que quieres trabajar más tarde, el impulso de pedir una pizza o mirar fotos de gatos en internet, el regalo para el cumpleaños de un amigo, etc.

Las interrupciones externas, por ejemplo, fuerzas exteriores que requieren tu inmediata atención:

Tu compañero que necesita algo, un correo nuevo, o la persona de reparto que te ha traído la pizza que pediste en tu anterior pomodori.

Estas interrupciones no son la única molestia, también contribuyen a reducir tu productividad y la aparición de esos sentimientos de culpa y frustración.

¡Puedes lidiar con cualquier interrupción para poder mantener tu concentración!

Por suerte no tienes que ser un esclavo de estas interrupciones. Tan solo tienes que seguir estos pasos:

  • Con las interrupciones internas: cuando venga a tu mente cualquier pensamiento que te distraiga y pierdas el foco, apárcalo en algún lugar de tu mente y regresa a tu pomodori. ¡Mientras no huelas tu casa quemar, puede esperar hasta que acabes la tarea!
    Cuando acabes tu pomodori, tomate un momento para examinar ese pensamiento que enterraste antes. Lo que parecía super importante antes, muchas veces acaba tirado a la basura.
    Si aún sigue siendo importante, ponlo en tu lista de inventario o en tu lista de cosas que hay que hacer hoy.
  • Con las interrupciones externas: trata de no atarte a los problemas de otros, toma el control y haz que los demás respeten tu programa.
    Cualquiera que te esté llamando, puede dejar un mensaje en el contestador; apaga las notificaciones de tu teléfono móvil; tan solo consulta tu correo ocasionalmente (nunca durante tu pomodori o dedícale un pomodiri a esto); si alguien viene a decirte algo, dile de forma amable adiós.
    Tan solo interrumpe tu pomodiri por una emergencia, por ej: si alguien se corta el dedo y gotea sangre en tu temporizador.
    Si alguien te interrumpe le puedes decir: estoy en medio de un pomodiri, te aviso luego o espera 15 minutos, después de podré ayudar. Te sorprenderás pero la mayoría de personas lo entenderán y te respetaran.

Exceptuando la persona que te trae la pizza, la cual ¡no deberías haber pedido en tu anterior pomodori!

Resumiendo el libro The Pomodoro Technique // La técnica pomodoro»

La técnica es muy simple y efectiva. Tan solo tienes que trocear tu trabajo en pequeñas taras más manejables de 25 minutos (pomodori) las cuales deberás realizar sin ninguna interrupción. Después toma un descanso de 5 minutos para recargar las baterías y volver así al trabajo con tu siguiente pomodori motivado y concentrado.

Crea dos listas, una con todas las cosas que quieras hacer a corto y largo plazo (inventario) y otra con las tareas para hoy (tareas para hoy)

Evita y aparca los pensamientos durante tu pomodori y analízalos luego, si hace falta añádelos a tu inventario o la lista para hoy.

Ninguna distracción externa es tan importante como tu pomodori. Si viene alguien a pedirte algo, de manera educada, le dices que luego.

Deja de hacer lo que haces si tu casa se está quemando XD y NO TE DISTRAIGAS CON TONTERÍAS

Si sigues estos simples pasos y te fuerzas a seguirlos al pie de la letra día tras día, ¡pasarás a ser un ex-procastinador!

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